4 consejos para tener reuniones más productivas

¿Cuánto tiempo y dinero perdemos en reuniones? Mucho, es por eso que debemos hacerlas más productivas, empezando por preguntar si de verdad es necesaria esa reunión o si puede ser un mail. También es importante lograr que esas reuniones de 1 hora se reduzcan a reuniones de 30 minutos, por ejemplo.

Muchas veces asumimos que debe haber una reunión y un gentío, creemos que eso es “más eficiente” o da una sensación de “trabajar más”, pero la verdad es que si nos detenemos unos segundos y pensamos si debemos tener esa reunión, tal vez decidamos que no es importante.

Algunos consejos:

Define quién debe estar o quién puede leer un resumen: algunas personas simplemente no deben estar en esa reunión, algunos pueden leer la minuta y si tienen dudas, hacer preguntas. Recuerda que tener personas en reuniones cuando podrían estar haciendo algo más, le cuesta plata a la empresa. Cada hora de trabajo perdida es plata perdida (Y esto es algo que les importa a los jefes, así que puedes justificarlo así ante ellos).

Define una agenda: Tener una agenda con puntos claros y tiempos para cada uno, hará que la reunión tenga estructura y no sea una junta para “ver qué vamos a tratar”. Esto permite llevar un orden, mantener el foco y evitar, de nuevo, perder tiempo.

Pídele a alguien que tome nota de los acuerdos: Como pudiste ver en el primer punto, es importante que algunas personas reciban solo un buen resumen de la reunión, ahí deberían estar sintetizados los puntos conversados y los acuerdos logrados, en caso de tener compromisos para otras reuniones, también es importante anotar a los responsables y las fechas de entrega, así podrás hacer mejor seguimiento a esa reunión.

Respeta el tiempo de la reunión: Para ello es clave evitar que se desvíen de la agencia, trata de mantener siempre el orden y en caso de que surjan nuevos temas, evalúa si tienen tiempo para ser tratados y si son relevantes para esa reunión en la que estás o pide que se evalúe para otro momento o si hace falta una reunión para eso.

Además, es ideal que decidas cuál es el carácter de la reunión antes de todos los 4 pasos anteriores: ¿Informativa? ¿Creativa? ¿O es una reunión para tomar decisiones? Esto también te ayudará.

Recuerda que no todas las reuniones deben ser de una hora, muchas pueden ser de 10 minutos cuando son puntuales y tienes claridad en la agenda.

Tener demasiadas reuniones en un día no solo es desgastante, sino que además queda poco espacio para hacer el trabajo que va más allá de las reuniones. Salvo que tu trabajo sea ser consultor/a y estar reuniones sea, literalmente, tu trabajo.

La productividad saludable es algo que todos podemos alcanzar, siempre y cuando estemos conscientes de nuestros procesos, del trabajo que debemos hacer realmente y aprendamos a decir que no.

Escucha más en Productividad Saludable en Spotify.

Episodio 01: 3 logros – Productividad Saludable

¡HOLA!

Qué emoción, lancé un podcast el 1ro de julio. Me está haciendo muy feliz y aquí te dejo el primer episodio.

Haz clic en la imagen para escucharlo.

También puedes escucharlo en:

Anchor: https://anchor.fm/lausolorzano

Google Podcast: https://bit.ly/GooglePProSa

Apple Podcast: https://bit.ly/ApplePProsa

Productividad: ¿Por dónde comienzo?

Una de las preguntas que más recibo últimamente es “Lau, ¿cómo sé si necesito mejorar mi productividad?” y la verdad es que la respuesta es bastante sencilla, así intentaré responder a esta pregunta esta semana. Comencé con este post en mi Instagram donde pueden ver algunas señales que les indican que, en efecto, necesitan revisar cómo están haciendo las cosas en su día a día.

Cuando se te olvidan las tareas, o tu vida personal queda de lado por el trabajo; cuando sientes que vas siempre tarde a todo o no eres capaz de recordar qué hiciste la semana pasada, necesitas ayuda. También pasa cuando tu día termina con más tareas nuevas que con tareas tachadas; o cuando de verdad te sientes siempre con cansancio.

Si te identificas con esto, entonces es hora de hacer cambios importantes.

Mi primera recomendación, y la más importante, es que vacíes la cabeza. Siéntame un día y escribe, ojalá a mano, todo lo que pasa por tu cabeza: tareas pendientes, proyectos que quieres hacer, lo que quieres aprender, lo que siempre cancelas, ¡Todo!

La cabeza funciona un poco como lo veíamos en Donalds en el País de las matemáticas (22:12), cuando él entra a su cabeza hay solo desorden, papeles arrugados, cajones llenos de ideas que hace tiempo no verifica, etc.; el concepto es que en esa cabeza será muy difícil que entre algo nuevo porque está llena y desordenada. Lo mismo pasa con la tuya, créeme.

Comienza a manejar tu productividad como un pro.

Una vez que hayas vaciado todo en papel, sepáralo por categorías: Trabajo, casa, diversión, proyectos personales, perro y todas las que necesites; pero que no sean más de 5 o 6.

Después, piensa y pregúntate en cada tarea: ¿Esto realmente lo quiero hacer? ¿Esto realmente lo tengo que hacer? ¿Cuánto tiempo me tomará? Sé que es probable que en las tareas del trabajo tengas menos libertad de decidir, pero si hay tareas que no consideres importantes, tal vez puedas chequearlo con tu jefa/e; cosas maravillosas pasan cuando uno cuestiona o consulta.

Ahora divídelas entre urgentes e importantes. Las tareas urgentes son aquellas puedes hacer, espero, en menos de 10 minutos; son aquellas inevitables y que si no haces, algo «malo» pasa. Las importantes son aquellas que requerirán, espero, mas tiempo en su ejecución, también más cabeza, así que a esas búscales un espacio.

Por último, cuando te des cuenta de que llevas años pateando el “aprender chino mandarín” te darás cuenta de que, en verdad, no es importante para ti. Así que sincérate y deja de anotarlo en tus metas, porque solo estará ahí para hacerte sentir mal.

Si tienes alguna duda, te invito a contactarme vía Instagram a @lau_productiva.

Procesando…
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3 técnicas efectivas para aumentar la productividad

Robin Sharma, autor del libro El Club de las 5am, dice que hoy tenemos que luchar contra las distracciones; eso se lo escuché en un episodio de un podcast y desde que lo dijo no he dejado de pensar en esto. Apenas comienzo a leer su libro, así que espero tener una reseña pronto.

Esto lo conecto en los primeros talleres sobre Productividad Saludable que estuve dando, una de las quejas más frecuentes era la falta de tiempo debido a las reuniones (por eso escribí esto), pero también está el celular, las cosas de la casa -porque pandemia- y hasta la mosca que pasa avisando que irá a posarse sobre la taza de té.

En todos estos años, he probado muchísimos métodos de trabajo para evitar las distracciones, es por eso por lo que ahora les quiero compartir 3 de esas que sé les serán útiles. Comencemos:

  1. Pomodoro:

Esta técnica fue creada en 1980 por Francesco Cirillo, quien hoy es consultor en productividad (metas). Consiste en usar 25 minutos para concéntrate en una sola y única tarea, descansar 5 minutos y seguir con esa tarea u otra, idealmente otra.

Hay sitios web como este que te ayudarán a potenciar esta técnica.

Comprométete y cierra todas las ventanas donde te puedan hablar, si es necesario informa a tu jefatura al respecto para que sepan que por esos 25 minutos no estarás disponible.

2. Mañana silenciosa:

No importa si vives solo, probablemente trabajas con más personas o si vives con tu pareja, seguro te habla mientras trabajas. Esta técnica es ideal para esos momentos en los que necesitas mantener la concentración por largo tiempo.

Consiste en reservar 3 horas de la mañana, que suele ser el momento donde el cerebro está mas activo, para concentrarte en una única tarea. Aquí también es importantísimo evitar las distracciones: cerrar el navegador, el WhatsApp, las redes sociales. Si es posible, deja tu celular en el cajón del escritorio.

Llega a un acuerdo con tus compañeros de trabajo, pareja o casa y establezcan 3 horas de full foco. Pon música, ideal instrumental, comienza. En esas 3 horas adelantarás mas que el resto del día, probablemente.

3. Agenda el ocio:

Sí, esto incluye por ejemplo ver las redes sociales. Lo que pasa cuando anotas en tu agenda “3:30 – 4:30 ver TikTok” es que tu cerebro ya sabe que tendrás un espacio para revisar las redes sociales, esto calmará la ansiedad que puedas sentir y te permitirá concentrarte en otras tareas. Además, una vez que dices: Ok, tengo 30 minutos para ver Tiktok (o lo que sea, en realidad), te das cuenta que ese tiempo es más que suficiente.

Haz una lista de actividades relajantes o que te distraigan, luego agéndalas durante el día para que así puedas poco a poco ir descansando y recuperando fuerzas para seguir.

Ahora bien, la productividad es un camino que lleva a hacer cosas en el tiempo indicado trabajando solo lo necesario, para ello necesitas también tener resueltas otras cosas de las que hablaré más adelante como crear sistemas que te pongan en el camino al éxito.

Cuéntame en los comentarios si tienes otras técnicas.

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Productividad y estrés: ¿Van de la mano?

En uno de los últimos episodios de Se Regalan Dudas hablaron con Guillermo Vega, un neuropsicólogo que habló sobre productividad enfocándose en el agotamiento en el que vivimos nuestro día a día. Esto me hizo recordar a mis primeros años de carrera y como era demasiado importante estar siempre con la agenda ocupada y el cansancio era la norma. Qué horrible ese momento de mi vida, pero qué lecciones me dio.  

Además, el martes 27 de abril hice un Live con mi amiga Joss Briones desde su cuenta @mifuerzavital en Instagram y pues, lamentablemente no quedó guardado, pero ahí recordaba cómo tanto en la universidad como cuando trabajé en campañas políticas, nunca me daba el tiempo de descansar, pero mi cuerpo cuando ya se quedaba sin recursos necesitaba hacerlo, así que sencillamente caí en cama por 3 días. Podía estar trabajando en el auto, el metro, la oficina, al llegar a mi casa. Me despertaba más temprano, llegaba más temprano que nadie a la oficina y así.

La última vez que me pasó estaba acompañando a mi amiga Mariví a buscar unas cosas en Los Teques (una zona un poco lejos de Caracas), ya habíamos tenido unos días intensos de trabajo y yo tenía malestar de gripe. Luego de ese recorrido, Mariví me invitó a almorzar en un lugar espectacular donde pedí un pescado que tuve que llevarme a casa porque me sentía TAN mal que ni quería comer. Finalmente, me dejó en el San Ignacio (un centro comercial) para tomar un taxi e ir a mi casa. 

Recuerdo haber llegado, decirle a mi mamá que me sentía mal, que dormiría y después no supe más de mí. Creo haber dormido unas 14 horas corridas, mi mamá no se preocupó porque sabía cómo reaccionaba. Luego de dos días durmiendo, solo me despertaba para comer algo, pero sin fuerzas. 

Me tomó unos 5 años darme cuenta que aquel episodio estuvo mal, y todos los anteriores peor. El cuerpo es una máquina perfecta, pero necesita regenerarse. Para ello, no solo debe alimentarse bien y ejercitarse, tener hobbies y reírse, sino además dormir y descansar; que aunque usted no lo crea, son cosas distintas.

Aprendí a diferenciar la productividad del estrés, porque no es lo mismo. Una persona productiva sabe diferenciar entre lo urgente y lo importante, sabe darse el tiempo para el ocio, sabe cuáles son las tareas con las que el día puede considerarse como exitoso; y precisamente porque la productividad saludable es parte de su día a día, el estrés no es una constante en su vida.

Es muy importante tomarse tiempo para hacer actividades que no sean “productivas” acorde a la sociedad, pero que te dan felicidad, que te ayudan a regenerar el cuerpo; tal como lo dice este post de Pictoline que uso en mi taller. En el episodio de Se Regalan Dudas, Guillermo habla de lo importante de darle al cuerpo pequeñas satisfacciones, porque así se van regenerando. Porque necesita reponer energía, nutrientes y recargarse, además de hacer limpieza interna.

Así que mi recomendación esta semana es que selecciones 3 tareas diarias que te darán la satisfacción de un día exitoso, y además buscar 1 actividad que hagas sin culpa, sin que sea productiva y que te relaje. 

Y si tienes problemas para dormir y descansar, que es algo que aprendí con Joss; es probable que seas una persona a la que le cueste tanto soltar, que finalmente entregarte al sueño es casi impensado para ti. En ese caso, te recomiendo que veas la serie de Headspace en Netflix, practiques yoga nidra o escuches este podcast que se llama Durmiendo Podcast, justo antes de dormir.

Cuéntame cómo te va en una semana. ¡Éxito! 

Los hábitos «negativos» con los que conocí Chile

Ok, debo confesar que soy adicta a la televisión, me hipnotiza y puedo pasar horas y horas mirando cualquier programa. De hecho, en 2015 vi toda la temporada de Acapulco Shore en MTV porque era lo único que me hacía desconectarme de los días intensos de la campaña política en la que trabajé en Petare, para quienes no sepan, uno de los barrios más peligrosos y grandes de Venezuela.

Después de pasar todo el día trabajando, peleando, pensando en formas nuevas de llegarle a las personas y sorteando la crisis en el país, llegaba tipo 9:30 pm a mi casa, cenaba y me echaba en mi cama seguir con el chisme de Acapulco Shore, donde Karime -una de las participantes- tenía una frase divertidísima “hagas lo que hagas, quítate las bragas (pantaletas)”.

En 2016, cuando me mudé a Chile, comencé a buscar primero los programas de noticias, luego pillaba algún chisme y les preguntaba a mis amigas de la oficina. Además, en Chile hay varios memes nacionales que muestran un poco las otras caras de la cultura que no solemos ver; y como soy muy afortunada, mi amiga Javi me educó muchísimo.

Tengo más suerte, porque Edu -mi novio- también es un adicto a las noticias, entonces los fines de semana después de esas transmisiones, siempre hay programas culturales, así que muchas veces yo me quedaba muy pegada a algún programa donde aprendía de Chile y su cocina. Cosa deliciosa, porque en las noches, Edu solía hacer algún plato nuevo para yo probarlo.

¿Por qué el anti – hábito?

Creo que jamás he leído en algún libro sobre productividad y hábitos «siéntate todo el sábado a ver tele», suele ser lo contrario. Es por eso que me aburre mucho la gente que critica la televisión y se cree moralmente superior al afirmar que “ellos no tienen tele en su casa”, y está bien si eso es lo que quieren y si tienen sus razones claras; pero en mi caso, los programas culturales y de realidad chilenos han sido un ancla para entender un poco más a esta sociedad.

Esta fue una de la razones por las que, cuando en 2019 hubo protestas en todo el país, en lugar de criticarlas desde mi cómoda postura, me puse en el lugar de los estudiantes que salían a reclamar por sus abuelos; porque yo ya había visto suficientes realidades duras que son las que no se ven en el centro – centro del país, o sea, las 4 o 5 comunas en donde se toman las decisiones en la Región Metropolitana.

Entonces, ¿Es bueno ver televisión? Como todo en la vida, depende.

El año pasado comenzaron a retransmitir muchas telenovelas y, en verdad, gracias a Alberto Barrera Tyszka yo creo que las novelas explican muy bien a las sociedades.

Mi hábito por muchos sábados fue ver los programas, entender a la sociedad, a las personas de las regiones, su recelo con Santiago y la Región Metropolitana en general. Después le sumé ver las novelas para analizarlas y ver a los tipos de personas que existen en la sociedad chilena, sus creencias y formas de ver al mundo. Que sí, son estereotipos en muchos casos, pero también te ayudan a entender grosso modo lo que pasa y una sociedad que para mí es completamente nueva.

Mi recomendación es que, si eres adicta/o a la TV como yo, agéndalo.

Establece horarios para ver lo que sea que quieras sin sentirte mal, sin sentir que procrastinas o sin dejar de lado otros proyectos. Cuando en tu agenda hay un horario establecido para ver ese programa que quieres ver, por más absurdo que sea, la mente se calma y la ansiedad también, porque sabes que tendrás un horario para hacerlo, y lo disfrutarás cuando corresponda.

Cuéntame: ¿Cuál es ese programa que te da vergüenza admitir que te gusta?

¿De qué hablo cuando hablo de Productividad?

He notado, conversando con algunos amigos, que los temas relacionados a la “productividad” no son tópicos comunes en sus conversaciones, muchos lo ven como algo no solo alejado, sino también como de la “explotación del hombre por el hombre”. Ajá, mis amigos.

Sin embargo, creo que hoy hay personas interesadas y preocupadas por sus hábitos, lo cual también está relacionado a la productividad. Este año lo comencé leyendo el libro de Aili Castro, una nutricionista venezolana con base en Santiago. En su libro Un hábito a la vez, ella cuenta su historia y su paso de ser una atleta de alto rendimiento a ser adicta al azúcar, para luego identificar qué hábitos eran negativos y cómo cambiarlos.

Justo en estas semanas, Aili publicó en su canal de YouTube un video sobre las rutinas de mañana, yo también hice un Live en Instagram al respecto, donde conversé sobre por qué las rutinas tienen que ser diseñadas por ti y para cumplir un objetivo propio, no para cumplir con los de otros; es decir: hay un público interesado en estos temas.

¿A qué te suena la palabra “productividad”?

Cuando le hice esta pregunta a algunos amigos me di cuenta de que, para la mayoría, esta palabra sonaba a algo frío, números y reportes de cierre de mes, rendimiento corporativo y, en particular, a muchos “le sonaba a algo del trabajo”. No obstante, la productividad está relacionada a todas aquellas actividades que desees hacer, no solo en tu oficina, sino también en tu vida, como los proyectos que quieres concretar.

Pero yo no hablo de productividad a secas, es por eso que cuando hablo de productividad saludable (mi obsesión) me refiero a la capacidad que tiene una persona de diferenciar, por un lado, qué tiene que hacer y qué quiere hacer. Y por otro, saber hacer mejor, en lugar de hacer más.

Porque la productividad no se trata de hacer más cosas, sino de saber qué hacer en qué momento y con cuáles recursos.

¿Cómo lograrlo?

Por ahora, te propongo estos tres pasos:

Conócete: ¿Cuál es tu momento más activo en el día? ¿Cuáles alimentos te dan más sueño y cuáles te activan? ¿Cuándo tienes mejor concentración? Todos funcionamos de forma diferente porque todos somos diferentes, así que cuando tratas de seguir los hábitos de Steve Jobs o algo así, terminas frustrándote porque sencillamente no eres como él. Así que obsérvate, estúdiate, anota lo que vayas descubriendo. Te ayudará muchísimo.

Concéntrate: Parte del fracaso de las tareas suele ser cuando una persona, en lugar de concentrarse en una sola cosa, están viendo Instagram, Twitter, contestando mensajes, viendo correos electrónicos, etc… Entonces, te recomiendo usar el método Pomodoro, donde estableces un contador de tiempo en 25 minutos, trabajas full en una tarea en ese tiempo y luego tómate 5 minutos para descansar. Otra cosa que puedes hacer es establecer horarios fijos para revisar tus correos electrónicos porque debemos quitarle el sentido de urgencia a los mails, anota en tu agenda en qué momento verás redes sociales, agenda las llamadas -en la medida de lo posible-.

Termínalo: “Mejor hecho que perfecto”, “lo perfecto es enemigo de lo bueno”, estas dos frases me ayudan a salir del bucle loco del perfeccionismo; ese monstruo que vive en nuestras cabezas donde nada está lo suficientemente listo. En este punto, mi consejo es que antes de comenzar un proyecto definas cuál es el mínimo aceptable, convérsalo con alguien más para asegurarte que ese “mínimo” no es en realidad algo irreal. Avanza y ¡Termina! Créeme que no vale la pena seguir con esa presentación que debe tener solo 4 láminas, y que te está tomando 4 horas porque no logras decidirte por la tipografía “correcta”. ¿Vale la pena? Créeme que, como perfeccionista recuperada, la respuesta es NO.

Te recomiendo este ejercicio simple de visualización cómo sería para ti un día ideal, ¿qué harías? Ese día debe incluir tareas del trabajo. Cuéntame en los comentarios.

Listas que te ayudarán a ganar tiempo

Las listas son grandes aliadas cuando se trata de planificar por adelantado, suelen ser tu propia base de datos para seleccionar restaurantes, comidas, combinaciones de ropa, regalos para el futuro y mucho más. Además, sirven para darle un relajo a tu mente, en especial cuando el cansancio gana y por eso, ayudan a tomar mejores decisiones.

Escribo como forma de vida. Lo que no anoto, no existe; es como si mi cabeza no registrara esa información si mi mano no ha realizado el trazo en el papel. Siempre supe que hacer listas era mi cosa, lo que no sabía era que había personas que se dedicaban a explicar y hacer de las listas un estilo de vida, así que cuando conocí a Paula Rizzo mis ojos brillaron.

Paula es una productora de televisión cuyas listas la han ayudado a ser más productiva, a ahorrar tiempo y a trabajar más eficientemente. Cuando leí su primer libro, Listfull Thinking, entendí que no estoy loca y aprendí a perfeccionar mis listas. ¡Fue mágico!

Es normal que, en general, pensemos que sirven solo para anotar los pendientes del día, o las listas de compras en el supermercado. Pero pronto nos damos cuenta de que van más allá. ¿Te acuerdas el nombre de ese restaurante que tanto te gustó? ¿Cuál era el libro que querías leer? Todas estas cosas podrías tenerlas presentes si las anotases en listas. Y sería más fácil encontrarlas cuando necesitas responder a esas preguntas.

Las aplicaciones vs los cuadernos

Si bien soy de las personas que prefiere escribir a mano antes que usar una aplicación, en el caso de las listas funcionan mejor las aplicaciones y esto es por una razón sencilla: suelen ser infinitas.

Tener una libreta para hacer listas que me salvarán en el futuro, implica una logística de escritura que no estoy dispuesta a asumir. ¿Cuántas líneas dejo para los restaurantes? ¿Cuántos libros voy a necesitar escribir? ¿Será suficientes estas páginas para anotar las recetas que quisiera hacer? No lo creo.

Cuando usas apps como las notas del celular o Trello, por ejemplo, es mucho más fácil cargar siempre con las listas, tener un back up en la nube o alimentar categorías específicas. Antes usaba Wunderlist y la eliminaron, -bueno, la compró Microsoft- fue un día lamentable porque no pude recuperar mis listas.

Pero, también les recomiendo usar plataformas como Pinterest, donde puedes crear tableros personalizados; Youtube donde puedes hacer listas de rutinas de ejercicios, recetas, videos interesantes de algún nuevo hobbie que quieras poner en práctica. Cuando el insomnio ataca, puedes tener una lista de libros en tu mesa de noche, o un playlist en Spotify que te ayude a conciliar el sueño.

Es probable que llegue navidad y no sepas qué regalar a la familia de tu novio, pero a lo largo del año seguro vas observando cosas que quisieras regalarles. Haz una lista de posibles regalos.

Pero también haz una lista de las cosas que te hacen feliz, revísala los días en que te sientas triste. Haz una lista de tus logros, y verás que son más de los que te reconoces.

Si pensabas que las listas eran solo para los pendientes y las compras, espero que al llegar hasta aquí hayas descubierto que en realidad son más útiles de lo que imaginabas.

¿Tienes alguna aplicación favorita para hacer listas? Cuéntame.  

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Diseño al servicio de la Productividad Saludable

Los probé todos: bullet journal, lista de tareas, aplicaciones, Google Calendar, papel, planificadores; y de verdad ninguno me funcionó, pero de todos tomé algo. Sin embargo, no fue sino hasta el 2020 y su encierro que entendí que en realidad debía diseñar mi propio sistema de orden.

Pero no fue tan fácil. El año pasado compré al menos 3 planificadores distintos, me gasté no sé cuánta plata en buscar soluciones para dejar de olvidarme de horas médicas, reuniones y tareas importantes, y aún así no encontraba una solución. A muchos nos ha pasado, ¿cierto? Estamos tan ocupados con el día a día que somos incapaces de frenarnos un segundo a cuestionarnos las actividades que estamos haciendo o ni recordamos qué hicimos la semana pasada.

Si a ti te ha pasado, entonces sabe de lo que hablo.

Tengo un registro de casi todas las veces que he colapsado por exceso de trabajo o de actividades extras. En todos esos momentos he dejado de estar presente en mi vida y he vivido tan en automático, que he dejado de disfrutar momentos realmente importantes por estar siempre pensando en los pendientes y en lo que debo hacer a penas termine este cumpleaños, cena, paseo… lo que sea.

Sin embargo, el día que decidía adueñarme de mi tiempo y mi agenda de tiempo libre, nació mi #ProductividadSaludable. Pictoline esta semana sacó una infografía que habla un poco de esto, pero con otro nombre, y creo que hacia allá debemos apuntar todos.

Justo antes de escribir esto, estaba tomando siesta porque probablemente el desayuno tenía más gluten del que yo podía comer y terminé sin energía. Hace unos 5 meses, esto me hubiese generado un sentimiento horrible, una culpabilidad sin sentido, y hubiese entrado en un ciclo de “no sirvo para nada”. Hoy, en cambio, me desperté, vi la hora, me lavé los dientes, tomé agua y me senté a escribir. ¿Para qué torturarme si no tiene sentido?

Pero ajá, ¿Cuál es ese sistema mágico? En primer lugar, no es tan mágico porque no es un aparato que empiezas a usar y todo se soluciona. En segundo lugar, no creo que todos los métodos les sirvan a todas las personas, pero sí creo que estas preguntas que me hice ayuden a muchos.

Ahora sí, cuando decidí hacerme estas preguntas, pero en serio, comenzó a fluir el sistema de organización que funciona para mí y que me ha arreglado bastante la vida. Aquí las preguntas:

  1. ¿Esto está bien como está o necesito seguir “perfeccionándolo”?  

Solemos estar obsesionados con la perfección y creemos que esto es una virtud. Vamos por la vida gritando «es que yo soy perfeccionista y me exijo mucho», sin saber cuánto daño nos está haciendo esto. Y me pasaba que en el trabajo, por ejemplo, decidía cambiar una presentación de un producto (neumáticos) y esto me tomaba mucho más tiempo solo porque “no estaba perfecta”. Nadie me pedía un tipo de presentación tan exigente, yo lo hacía porque en mi cabeza, eso era lo que tenía que hacer.

De esto aprendí mucho con Ruth, en terapia. Con ella entendí que ese “perfecto” solo estaba en mi cabeza y que era poco probable cumplirlo. Así que comencé a preguntarme siempre: ¿Tengo que tomarme 2 horas para hacer esta presentación o quiero hacerlo? Si la respuesta era “quiero”, entonces me volvía a preguntar: ¿Pero por qué quiero? ¿Cuán trascendente es esto en realidad? ¿Vale la pena? En el 99% de los casos, no era necesario quedarme pegada en algo que ya sabía que estaba bien. En cambio, si la respuesta era “tengo”, entonces sabía que esto era prioridad en mi semana laboral.

Lo mismo me pasa con la comida, con la ropa, con muchas otras cosas. Entonces, mi invitación es a incluir este hábito en tu vida y preguntar siempre: ¿Esto está bien como está o necesito seguir «perfeccionándolo»? ¿Cuánto más le voy a dedicar a esto? ¿Vale la pena?

2. ¿Estoy haciendo esto porque de verdad me gusta o porque lo vi en internet?

Un día me di cuenta de que no estaba comprando comida para la Laura que soy, sino para la que quiero ser. Esto hacía que las verduras se dañaran, no cocinara nada con esa pasta miso que me salió carísimas, etc.… Así me pasó con la ropa, con rutinas de mañana, con hábitos, con planes.

Hace poco me dije que si yo quería ser la Laura que come sano y sabroso, tenía que incluirlo en mis rutinas, entendiendo que debía tomarme el tiempo para cocinar, porque las verduras no se iban a poner solas en mi plato. Así que ahora, cuando estoy armando mi semana, evalúo qué días necesitaré pedir comida y qué días tendré tiempo para cocinar. Además, como me gusta preguntarme todo, me pregunto también: ¿Por qué quiero comer sano? Parecerá loco, pero cuando anclas los hábitos a una razón real y positiva para ti, entonces es mucho más fácil adoptarlos.

Es muy importante sincerarte y saber que lo que estás haciendo, lo estás haciendo porque quieres, porque va contigo. Y esto lo enlazo con los valores que mencioné en mi post anterior.

3. ¿Qué cosas necesito tener en un planificador?

Un domingo por la tarde estaba sentada en mi computadora buscando libretas planificadoras, acababa de regalar una hermosa que me gustaba, pero que no me servía. Volteé y vi todos los cuadernos que tengo en la biblioteca, así que pensé: ¿Qué necesitaría yo en un planificador?

¿Qué quiero ver y cómo quiero verlo?

Quienes me conocen saben que no soy capaz de hacer una casita dibujada porque los palitos se caerían, pero sé escribir y tengo letra bonita (¿), así que tomé mi libreta como ven en la foto de abajo, me sinceré en qué necesitaba yo para tener un planificador ideal y lo hice. Tomé herramientas de varios que ya he tenido o del bullet journal, además que mes a mes lo voy haciendo mejor.

Así que mi invitación es a dar ese paso a atrás, preguntarte qué tienes que hacer y qué debes hacer, diseñar tu propio planificador y sistema que te funcionen y dejar del lado el perfeccionismo, porque en verdad eso no es más que un algo que está en tu cabeza.

Pronto lanzaré un nuevo taller, esta vez pago, te invito a registrarte aquí en la lista de espera para el taller: Diseña tu vida para la productividad saludable.

LISTA DE ESPERA TALLER: DISEÑA TU VIDA PARA LA PRODUCTIVIDAD.

Foto principal por Glenn Carstens-Peters en Unsplash

¿Existe la productividad saludable?

Cuando el mundo se detuvo en marzo del año pasado, la frase que más escuché fue “si no lo haces ahora que tienes tiempo, entonces no quería hacerlo de verdad”.  Para ese entonces yo no sabía muy bien qué quería hacer, así que mi solución fue – como hacía antes – enfocarme en hacer muchas cosas y no hacer ninguna.

En abril estaba metida en Diarios de Cuarentena de Marcy Rangel, Wordpower de Willy McKey, un taller gratis sobre escritura de crónicas que Jorge Carrión dictado por WhatsApp; además tenía mi trabajo tiempo completo, y colaboraba con la productora Sofrito Creativo en la estrategia digital del canal de YouTube de Sumito Estévez y de un cliente que nunca se concretó, pero que dio mucho trabajo. Súmenle a esto que empecé a hacer yoga 3 veces por semana, que tengo a Edu y a Rucio, que debía dormir, comer, descansar.

En mayo comenzó el colapsó, pero ignoré un poco todo porque “yo puedo, es el momento”.

A todo eso le sumé la idea de crear un proyecto entorno al marketing gastronómico, que realmente hoy no tengo muy claro de dónde salió la idea. Dejé de tener tiempo -en medio de la pausa mundial- para disfrutar con Edu o jugar con Rucio, me llenaba de tareas en el trabajo porque sentía que no estaba rindiendo lo suficiente… Así que un día me senté a llorar en el baño, estaba muy cansada, tenía ganas de renunciar a todo y hacerme bolita. Ese día le escribí por primera vez a Ruth.

En junio comencé a verme con Ruth semanalmente, hoy es mi terapeuta y salvadora. Me prometí a mí misma tomarme el tiempo de cerrar todo y dejar de meterme en tantas cosas, porque en agosto comenzaría el diplomado el diseño de servicios y sabía que aquello implicaría dedicación, así que necesitaba poner orden… Sin embargo, sentí que había fracasado porque una y otra vez, me repetía a mí misma que era experta en hacer listas, planificar, gestionar el tiempo; porque yo sabía calcular más o menos cuánto tiempo me toma hacer algo y porque si yo no podía ni gestionar mi tiempo, entonces ¿Qué podía hacer? Nada. Sentirme fracasada.

Decidí tomarme unos días para calmarme. Renuncié a casi todo, me quedé con mi trabajo a tiempo completo y el diplomado. Y volví a mis raíces, recordé que gestionar el tiempo no quiere decir “hacer todo”, sino más bien “decir no” y establecer prioridades. Hice mis listas, reforcé mis valores, y comencé a desarrollar lo que llamo Productividad Saludable.

Así que, tomando esto en cuenta, te dejo 3 consejos para hacerte adueñarte de tu tiempo de forma saludable:

  1. Define tus valores: Sí, vamos por la vida hablando de nuestros valores, pero ¿Cuáles son? ¿Los pueden enumerar? Te aconsejo hacerlo, anotar todos los valores que sientas tienes, y después escoger los 5 más importantes. Este ejercicio lo hice con Julia Ojeda, creadora de The Braving Mix, y fue poderosísimo. Definir tus valores te va a llevar a decir “NO” cuando tengas alguna propuesta que no se alinee a lo que quieres en este momento.  
  • Sigue tu día: Uno de los consejos que suelen dar los asesores financieros es que anotes todos los gastos que haces, por más chicos que sean, y que después los analices; lo recomiendan porque es la única manera de darte cuenta de la cantidad de gastos hormigas que tienes, es decir: todo eso que te hace gastar plata sin darte cuenta, pues lo mismo pasa con el tiempo. En esta hoja encontrarás una guía para hacer un rastreo de tu tiempo, haz una copia y comienza a llenarla. Una semana tiene 168 horas, ¿De verdad no tienes tiempo? Anota no tu agenda, sino lo que terminas de hacer en verdad. Así fue como en mayo y junio registré todo lo que hacía y me di cuenta un día que en 45 minutos hice 10 cosas, ninguna al 100%.
  • Agenda tu tiempo muerto: Te prometo que esto te ayudará muchísimo porque agendar la procrastinación te permitirá saber que a las 15:50 vas a tener 10 minutos para ver Instagram, Twitter o YouTube. Agenda la hora de la serie, de salir a caminar, de comprar el café; así no sentirás que estás buscando excusas para no hacer las cosas que tienes que hacer.

Estas técnicas forman parte de mi proceso, de lo que he aprendido. Me han permitido lograr proyectos con éxito, tener tiempo para mi, para descansar. Entonces, he estado pensando en hacer un taller corto, completamente gratuito, para compartir mis técnicas para lograr una productividad saludable que me permita cuidarme, darme espacios y no colapsar. ¿Te interesa? Regístrate aquí: http://bit.ly/Productividadsaludable_taller1 (CERRADO).

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