Episodio 01: 3 logros – Productividad Saludable

¡HOLA!

Qué emoción, lancé un podcast el 1ro de julio. Me está haciendo muy feliz y aquí te dejo el primer episodio.

Haz clic en la imagen para escucharlo.

También puedes escucharlo en:

Anchor: https://anchor.fm/lausolorzano

Google Podcast: https://bit.ly/GooglePProSa

Apple Podcast: https://bit.ly/ApplePProsa

3 consejos – muy reales – para no morir de reunioncitis crónica

En este post aprenderás algunas frases que te ayudarán a tener una vida más feliz cuando se trata de reuniones. También te ayudará a organizar mejores reuniones, en caso de que tu trabajo sea organizarlas.

Tengo la dicha de trabajar en un lugar donde la pandemia acabó con las reuniones. Y como la mayoría tiene hijos, las pocas reuniones que tenemos suelen ser bastante eficientes. Además, también tengo la teoría de que a los señores japoneses les molesta el hecho de estar pegados en la pantalla en reuniones.

En mi equipo tenemos una reunión mensual, reuniones puntuales cuando es necesario y yo tengo un chequeo semanal con la agencia que, en general, dura apenas unos pocos minutos, excepto cuando hay que revisar reportes. Y en la oficina tenemos una de todo el staff una vez al mes, que sabemos que durará mínimo 2 horas, pero cada presentación es corta, así que son dinámicas.

Pero, una de las cosas que más leo y escucho últimamente, es “¿Cómo me organizo y trabajo si tengo una reunión encima de otra?”.

La verdad es que la respuesta es sencilla, pero tiene dos variantes: si la cultura de trabajo donde estás es hacer reuniones porque quieren comprobar que “estás trabajando”, entonces tienes que idear algún mecanismo para que estas sean eficientes. Si eres de las personas que quiere tener muchas reuniones, entonces revísate.

Reunir es agrupar lo que está disperso, así que, en el contexto de pandemia y teletrabajo, muchas personas creerán que la única manera de hacer eso es a través de una videollamada o reunión. Sin embargo, te dejo aquí estos tres consejos reales para no morir de estrés por las reuniones por videollamada (O Zoom).

Consejo 1: Sé odiosa/o – majadera/o

Y no, no se trata de que no atiendas el teléfono o las llamadas por Zoom, se trata de que interrogues al programador de reuniones. Es decir, a esa persona que a la que le gusta agendar reuniones, respóndele un mail antes de aceptar y pregúntale:

  • ¿Es necesaria esta reunión?
  • ¿Cuál es el objetivo?
  • ¿Cuál es la agenda?
  • ¿Debo participar yo?
  • ¿No lo podemos ver por mail?

“¿Te parece si en lugar de 1 hora, lo agendas solo 15 minutos? Dudo que nos tome más tiempo que eso”, esa frase te ayudará.

Sí, al principio puede ser bastante odioso y fastidioso, pero créeme que, con el tiempo, esa persona comenzará a hacerse esas preguntas antes de agendar la reunión sin pensarlo.

Photo by Chris Montgomery on Unsplash

Consejo 2: ¡Ten una agenda!

Si tú eres de quienes organiza reuniones, entonces escribe la agenda y el objetivo de la reunión. Piensa antes: ¿Esta reunión debe durar 1 hora o simplemente quiero llenar mi agenda de reuniones para ir por la vida diciendo que tengo demasiadas reuniones? Hay personas cuyo trabajo es, casi 100% tener reuniones, pero seguramente no así el de las personas con las que trabajas cuyo trabajo, tal vez, sea 90% ejecutar o crear cosas.

Cuando cites a una reunión, ten claros los puntos de los que hablarás, evita que se metan otros puntos y lo más importante: establece un tiempo de 5 minutos para la conversación de pasillo que a todos nos hace falta, pero luego foco en la reunión.

Si es una reunión rápida diaria para chequear cómo van en un proyecto específico, lucha porque no entren OTROS temas de otros proyectos. Si alguien intenta hacerlo, dice: «¿Te parece si lo vemos después? Te llamo y lo conversamos, ¿Te parece?»

Consejo 3: Usa el método Pomodoro

El método Pomodoro es muy sencillo: 25 minutos de concentración máxima en una tarea, 5 minutos de descanso… y así. Entonces, ¿Por qué una reunión duraría más de 25 minutos de forma efectiva? Piensa que en 25 minutos deberías ser capaz de explicar y debatir para llegar a acuerdos, hacer presentaciones, mostrar un nuevo proyecto… Que tu reunión sea más larga, no quiere decir que sea mejor… Además, muchas veces en el mundo online es mucho más sencillo distraerse. Entonces, ¿De verdad es necesario que tu reunión dure más de 25 minutos? No lo sé, Rick.

Lograr que estos consejos sean efectivos, dependerá mucho de ti y tu equipo. Es ideal que lo conversen y sean sinceros en cuanto al número de reuniones que tienen normalmente. También es clave que se establezcan condiciones mínimas para saber si vale la pena o no llamar a una reunión, puede que un checklist sea ideal.

Si te gustaría que hablara al respecto, déjame un comentario en este post o en mis redes sociales: TwitterInstagram.

¿De qué hablo cuando hablo de Productividad?

He notado, conversando con algunos amigos, que los temas relacionados a la “productividad” no son tópicos comunes en sus conversaciones, muchos lo ven como algo no solo alejado, sino también como de la “explotación del hombre por el hombre”. Ajá, mis amigos.

Sin embargo, creo que hoy hay personas interesadas y preocupadas por sus hábitos, lo cual también está relacionado a la productividad. Este año lo comencé leyendo el libro de Aili Castro, una nutricionista venezolana con base en Santiago. En su libro Un hábito a la vez, ella cuenta su historia y su paso de ser una atleta de alto rendimiento a ser adicta al azúcar, para luego identificar qué hábitos eran negativos y cómo cambiarlos.

Justo en estas semanas, Aili publicó en su canal de YouTube un video sobre las rutinas de mañana, yo también hice un Live en Instagram al respecto, donde conversé sobre por qué las rutinas tienen que ser diseñadas por ti y para cumplir un objetivo propio, no para cumplir con los de otros; es decir: hay un público interesado en estos temas.

¿A qué te suena la palabra “productividad”?

Cuando le hice esta pregunta a algunos amigos me di cuenta de que, para la mayoría, esta palabra sonaba a algo frío, números y reportes de cierre de mes, rendimiento corporativo y, en particular, a muchos “le sonaba a algo del trabajo”. No obstante, la productividad está relacionada a todas aquellas actividades que desees hacer, no solo en tu oficina, sino también en tu vida, como los proyectos que quieres concretar.

Pero yo no hablo de productividad a secas, es por eso que cuando hablo de productividad saludable (mi obsesión) me refiero a la capacidad que tiene una persona de diferenciar, por un lado, qué tiene que hacer y qué quiere hacer. Y por otro, saber hacer mejor, en lugar de hacer más.

Porque la productividad no se trata de hacer más cosas, sino de saber qué hacer en qué momento y con cuáles recursos.

¿Cómo lograrlo?

Por ahora, te propongo estos tres pasos:

Conócete: ¿Cuál es tu momento más activo en el día? ¿Cuáles alimentos te dan más sueño y cuáles te activan? ¿Cuándo tienes mejor concentración? Todos funcionamos de forma diferente porque todos somos diferentes, así que cuando tratas de seguir los hábitos de Steve Jobs o algo así, terminas frustrándote porque sencillamente no eres como él. Así que obsérvate, estúdiate, anota lo que vayas descubriendo. Te ayudará muchísimo.

Concéntrate: Parte del fracaso de las tareas suele ser cuando una persona, en lugar de concentrarse en una sola cosa, están viendo Instagram, Twitter, contestando mensajes, viendo correos electrónicos, etc… Entonces, te recomiendo usar el método Pomodoro, donde estableces un contador de tiempo en 25 minutos, trabajas full en una tarea en ese tiempo y luego tómate 5 minutos para descansar. Otra cosa que puedes hacer es establecer horarios fijos para revisar tus correos electrónicos porque debemos quitarle el sentido de urgencia a los mails, anota en tu agenda en qué momento verás redes sociales, agenda las llamadas -en la medida de lo posible-.

Termínalo: “Mejor hecho que perfecto”, “lo perfecto es enemigo de lo bueno”, estas dos frases me ayudan a salir del bucle loco del perfeccionismo; ese monstruo que vive en nuestras cabezas donde nada está lo suficientemente listo. En este punto, mi consejo es que antes de comenzar un proyecto definas cuál es el mínimo aceptable, convérsalo con alguien más para asegurarte que ese “mínimo” no es en realidad algo irreal. Avanza y ¡Termina! Créeme que no vale la pena seguir con esa presentación que debe tener solo 4 láminas, y que te está tomando 4 horas porque no logras decidirte por la tipografía “correcta”. ¿Vale la pena? Créeme que, como perfeccionista recuperada, la respuesta es NO.

Te recomiendo este ejercicio simple de visualización cómo sería para ti un día ideal, ¿qué harías? Ese día debe incluir tareas del trabajo. Cuéntame en los comentarios.

Listas que te ayudarán a ganar tiempo

Las listas son grandes aliadas cuando se trata de planificar por adelantado, suelen ser tu propia base de datos para seleccionar restaurantes, comidas, combinaciones de ropa, regalos para el futuro y mucho más. Además, sirven para darle un relajo a tu mente, en especial cuando el cansancio gana y por eso, ayudan a tomar mejores decisiones.

Escribo como forma de vida. Lo que no anoto, no existe; es como si mi cabeza no registrara esa información si mi mano no ha realizado el trazo en el papel. Siempre supe que hacer listas era mi cosa, lo que no sabía era que había personas que se dedicaban a explicar y hacer de las listas un estilo de vida, así que cuando conocí a Paula Rizzo mis ojos brillaron.

Paula es una productora de televisión cuyas listas la han ayudado a ser más productiva, a ahorrar tiempo y a trabajar más eficientemente. Cuando leí su primer libro, Listfull Thinking, entendí que no estoy loca y aprendí a perfeccionar mis listas. ¡Fue mágico!

Es normal que, en general, pensemos que sirven solo para anotar los pendientes del día, o las listas de compras en el supermercado. Pero pronto nos damos cuenta de que van más allá. ¿Te acuerdas el nombre de ese restaurante que tanto te gustó? ¿Cuál era el libro que querías leer? Todas estas cosas podrías tenerlas presentes si las anotases en listas. Y sería más fácil encontrarlas cuando necesitas responder a esas preguntas.

Las aplicaciones vs los cuadernos

Si bien soy de las personas que prefiere escribir a mano antes que usar una aplicación, en el caso de las listas funcionan mejor las aplicaciones y esto es por una razón sencilla: suelen ser infinitas.

Tener una libreta para hacer listas que me salvarán en el futuro, implica una logística de escritura que no estoy dispuesta a asumir. ¿Cuántas líneas dejo para los restaurantes? ¿Cuántos libros voy a necesitar escribir? ¿Será suficientes estas páginas para anotar las recetas que quisiera hacer? No lo creo.

Cuando usas apps como las notas del celular o Trello, por ejemplo, es mucho más fácil cargar siempre con las listas, tener un back up en la nube o alimentar categorías específicas. Antes usaba Wunderlist y la eliminaron, -bueno, la compró Microsoft- fue un día lamentable porque no pude recuperar mis listas.

Pero, también les recomiendo usar plataformas como Pinterest, donde puedes crear tableros personalizados; Youtube donde puedes hacer listas de rutinas de ejercicios, recetas, videos interesantes de algún nuevo hobbie que quieras poner en práctica. Cuando el insomnio ataca, puedes tener una lista de libros en tu mesa de noche, o un playlist en Spotify que te ayude a conciliar el sueño.

Es probable que llegue navidad y no sepas qué regalar a la familia de tu novio, pero a lo largo del año seguro vas observando cosas que quisieras regalarles. Haz una lista de posibles regalos.

Pero también haz una lista de las cosas que te hacen feliz, revísala los días en que te sientas triste. Haz una lista de tus logros, y verás que son más de los que te reconoces.

Si pensabas que las listas eran solo para los pendientes y las compras, espero que al llegar hasta aquí hayas descubierto que en realidad son más útiles de lo que imaginabas.

¿Tienes alguna aplicación favorita para hacer listas? Cuéntame.  

Procesando…
¡Lo lograste! Ya estás en la lista.