4 consejos para tener reuniones más productivas

¿Cuánto tiempo y dinero perdemos en reuniones? Mucho, es por eso que debemos hacerlas más productivas, empezando por preguntar si de verdad es necesaria esa reunión o si puede ser un mail. También es importante lograr que esas reuniones de 1 hora se reduzcan a reuniones de 30 minutos, por ejemplo.

Muchas veces asumimos que debe haber una reunión y un gentío, creemos que eso es “más eficiente” o da una sensación de “trabajar más”, pero la verdad es que si nos detenemos unos segundos y pensamos si debemos tener esa reunión, tal vez decidamos que no es importante.

Algunos consejos:

Define quién debe estar o quién puede leer un resumen: algunas personas simplemente no deben estar en esa reunión, algunos pueden leer la minuta y si tienen dudas, hacer preguntas. Recuerda que tener personas en reuniones cuando podrían estar haciendo algo más, le cuesta plata a la empresa. Cada hora de trabajo perdida es plata perdida (Y esto es algo que les importa a los jefes, así que puedes justificarlo así ante ellos).

Define una agenda: Tener una agenda con puntos claros y tiempos para cada uno, hará que la reunión tenga estructura y no sea una junta para “ver qué vamos a tratar”. Esto permite llevar un orden, mantener el foco y evitar, de nuevo, perder tiempo.

Pídele a alguien que tome nota de los acuerdos: Como pudiste ver en el primer punto, es importante que algunas personas reciban solo un buen resumen de la reunión, ahí deberían estar sintetizados los puntos conversados y los acuerdos logrados, en caso de tener compromisos para otras reuniones, también es importante anotar a los responsables y las fechas de entrega, así podrás hacer mejor seguimiento a esa reunión.

Respeta el tiempo de la reunión: Para ello es clave evitar que se desvíen de la agencia, trata de mantener siempre el orden y en caso de que surjan nuevos temas, evalúa si tienen tiempo para ser tratados y si son relevantes para esa reunión en la que estás o pide que se evalúe para otro momento o si hace falta una reunión para eso.

Además, es ideal que decidas cuál es el carácter de la reunión antes de todos los 4 pasos anteriores: ¿Informativa? ¿Creativa? ¿O es una reunión para tomar decisiones? Esto también te ayudará.

Recuerda que no todas las reuniones deben ser de una hora, muchas pueden ser de 10 minutos cuando son puntuales y tienes claridad en la agenda.

Tener demasiadas reuniones en un día no solo es desgastante, sino que además queda poco espacio para hacer el trabajo que va más allá de las reuniones. Salvo que tu trabajo sea ser consultor/a y estar reuniones sea, literalmente, tu trabajo.

La productividad saludable es algo que todos podemos alcanzar, siempre y cuando estemos conscientes de nuestros procesos, del trabajo que debemos hacer realmente y aprendamos a decir que no.

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