En este post aprenderás algunas frases que te ayudarán a tener una vida más feliz cuando se trata de reuniones. También te ayudará a organizar mejores reuniones, en caso de que tu trabajo sea organizarlas.
Tengo la dicha de trabajar en un lugar donde la pandemia acabó con las reuniones. Y como la mayoría tiene hijos, las pocas reuniones que tenemos suelen ser bastante eficientes. Además, también tengo la teoría de que a los señores japoneses les molesta el hecho de estar pegados en la pantalla en reuniones.
En mi equipo tenemos una reunión mensual, reuniones puntuales cuando es necesario y yo tengo un chequeo semanal con la agencia que, en general, dura apenas unos pocos minutos, excepto cuando hay que revisar reportes. Y en la oficina tenemos una de todo el staff una vez al mes, que sabemos que durará mínimo 2 horas, pero cada presentación es corta, así que son dinámicas.
Pero, una de las cosas que más leo y escucho últimamente, es “¿Cómo me organizo y trabajo si tengo una reunión encima de otra?”.
La verdad es que la respuesta es sencilla, pero tiene dos variantes: si la cultura de trabajo donde estás es hacer reuniones porque quieren comprobar que “estás trabajando”, entonces tienes que idear algún mecanismo para que estas sean eficientes. Si eres de las personas que quiere tener muchas reuniones, entonces revísate.
Reunir es agrupar lo que está disperso, así que, en el contexto de pandemia y teletrabajo, muchas personas creerán que la única manera de hacer eso es a través de una videollamada o reunión. Sin embargo, te dejo aquí estos tres consejos reales para no morir de estrés por las reuniones por videollamada (O Zoom).
Consejo 1: Sé odiosa/o – majadera/o
Y no, no se trata de que no atiendas el teléfono o las llamadas por Zoom, se trata de que interrogues al programador de reuniones. Es decir, a esa persona que a la que le gusta agendar reuniones, respóndele un mail antes de aceptar y pregúntale:
- ¿Es necesaria esta reunión?
- ¿Cuál es el objetivo?
- ¿Cuál es la agenda?
- ¿Debo participar yo?
- ¿No lo podemos ver por mail?
“¿Te parece si en lugar de 1 hora, lo agendas solo 15 minutos? Dudo que nos tome más tiempo que eso”, esa frase te ayudará.
Sí, al principio puede ser bastante odioso y fastidioso, pero créeme que, con el tiempo, esa persona comenzará a hacerse esas preguntas antes de agendar la reunión sin pensarlo.
Consejo 2: ¡Ten una agenda!
Si tú eres de quienes organiza reuniones, entonces escribe la agenda y el objetivo de la reunión. Piensa antes: ¿Esta reunión debe durar 1 hora o simplemente quiero llenar mi agenda de reuniones para ir por la vida diciendo que tengo demasiadas reuniones? Hay personas cuyo trabajo es, casi 100% tener reuniones, pero seguramente no así el de las personas con las que trabajas cuyo trabajo, tal vez, sea 90% ejecutar o crear cosas.
Cuando cites a una reunión, ten claros los puntos de los que hablarás, evita que se metan otros puntos y lo más importante: establece un tiempo de 5 minutos para la conversación de pasillo que a todos nos hace falta, pero luego foco en la reunión.
Si es una reunión rápida diaria para chequear cómo van en un proyecto específico, lucha porque no entren OTROS temas de otros proyectos. Si alguien intenta hacerlo, dice: «¿Te parece si lo vemos después? Te llamo y lo conversamos, ¿Te parece?»
Consejo 3: Usa el método Pomodoro
El método Pomodoro es muy sencillo: 25 minutos de concentración máxima en una tarea, 5 minutos de descanso… y así. Entonces, ¿Por qué una reunión duraría más de 25 minutos de forma efectiva? Piensa que en 25 minutos deberías ser capaz de explicar y debatir para llegar a acuerdos, hacer presentaciones, mostrar un nuevo proyecto… Que tu reunión sea más larga, no quiere decir que sea mejor… Además, muchas veces en el mundo online es mucho más sencillo distraerse. Entonces, ¿De verdad es necesario que tu reunión dure más de 25 minutos? No lo sé, Rick.
Lograr que estos consejos sean efectivos, dependerá mucho de ti y tu equipo. Es ideal que lo conversen y sean sinceros en cuanto al número de reuniones que tienen normalmente. También es clave que se establezcan condiciones mínimas para saber si vale la pena o no llamar a una reunión, puede que un checklist sea ideal.
Si te gustaría que hablara al respecto, déjame un comentario en este post o en mis redes sociales: Twitter – Instagram.
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